Polityka prywatności Portowa Oś Logistyczna

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Portowa Oś Logistyczna (dalej: „Spółka”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, jeśli ma to zastosowanie.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Portowa Oś Logistyczna z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator” lub „my”). Dane kontaktowe Administratora są udostępniane osobom, których dane dotyczą, za pośrednictwem umów, korespondencji biznesowej lub strony internetowej.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od charakteru współpracy oraz rodzaju świadczonych usług, Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub inne dane identyfikacyjne podmiotu gospodarczego,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane dotyczące realizacji umowy: dane o zleceniach transportowych, numerach przesyłek, dane o nadawcach, odbiorcach oraz osobach kontaktowych,
• dane związane z rozliczeniami: numer rachunku bankowego, dane do faktur, informacje księgowe i podatkowe,
• dane pozyskane w toku współpracy: korespondencja e‑mail, notatki dotyczące realizacji usług, dane o reklamacjach i roszczeniach,
• w przypadku kierowców i personelu operacyjnego podmiotów współpracujących – dane niezbędne do organizacji przewozu (np. imię, nazwisko, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu).

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i należytego wykonania umowy, rozliczenia usług lub odpowiedzi na zapytanie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie, realizacja i rozliczenie umów z klientami, kontrahentami i partnerami biznesowymi z branży transportu i logistyki,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych

• cel: spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych, przepisów dotyczących transportu drogowego i przepisów celnych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

• cel: dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa działalności logistycznej, ochrona mienia i infrastruktury, prowadzenie analizy jakości świadczonych usług, optymalizacja procesów transportowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(d) Komunikacja i obsługa zapytań

• cel: prowadzenie korespondencji, udzielanie odpowiedzi na zapytania dotyczące oferowanych usług, obsługa formularzy kontaktowych i zgłoszeń,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO – w zależności od kontekstu (przygotowanie do zawarcia umowy lub prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji biznesowej).

(e) Marketing bezpośredni własnych usług

• cel: przesyłanie informacji handlowych dotyczących usług transportowych i logistycznych, które świadczy Administrator,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora); w zakresie komunikacji drogą elektroniczną – dodatkowo zgoda wymagana przez przepisy prawa telekomunikacyjnego i o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

(f) Rekrutacja

• cel: prowadzenie procesów rekrutacyjnych na stanowiska związane z działalnością transportowo‑logistyczną,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (przepisy prawa pracy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w przypadku danych wykraczających poza katalog ustawowy, a także na potrzeby przyszłych rekrutacji).

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom logistycznym, w tym przewoźnikom, operatorom magazynowym, agencjom celnym, firmom spedycyjnym – w zakresie niezbędnym do realizacji usług,
• dostawcom usług IT, systemów teleinformatycznych, hostingu i rozwiązań chmurowych,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, doradcze, prawne i audytorskie,
• instytucjom finansowym i ubezpieczeniowym, jeżeli jest to konieczne dla zabezpieczenia interesów stron lub realizacji umowy,
• organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• innym podmiotom, jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to uprzednią, odrębną zgodę lub jeśli wynika to wprost z łączącego strony stosunku prawnego.

4.2. Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są na podstawie umów do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

5.1. Co do zasady Administrator przetwarza dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

5.2. Jeżeli w związku z realizacją usług transportowych lub logistycznych nastąpi konieczność przekazania danych osobowych do państwa trzeciego (poza EOG), Administrator zapewni, że przekazanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych lub przy zastosowaniu standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

6. Okres przechowywania danych osobowych

6.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu – przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego,
• w zakresie rozliczeń podatkowo‑księgowych – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa podatkowego i rachunkowego,
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona,
• w przypadku danych przetwarzanych dla celów marketingu bezpośredniego – do zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, chyba że wcześniej dalsze przetwarzanie przestanie być potrzebne.

6.2. Po upływie odpowiednich okresów dane osobowe są usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, jeśli dalsze ich przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, a jeśli tak, to w jakim zakresie,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, bądź cofnięto zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych w dokumentach umownych lub na stronie internetowej.

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce, jeśli uzna ona, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, a także regularnie weryfikuje adekwatność stosowanych zabezpieczeń do aktualnych zagrożeń.

8.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych i które zobowiązały się do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

9.1. Jeżeli Administrator wykorzystuje stronę internetową lub inne kanały elektroniczne, mogą być stosowane pliki cookies oraz podobne technologie służące m.in. zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania serwisu, analizie ruchu oraz dopasowaniu treści do potrzeb użytkowników.

9.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku konieczności dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, praktyki organów nadzorczych lub zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych.

10.2. Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie publikowana lub udostępniana w sposób przyjęty przez Administratora (np. na stronie internetowej lub w ramach dokumentacji przekazywanej kontrahentom).

10.3. Polityka prywatności obowiązuje od momentu jej opublikowania lub przekazania osobom, których dane dotyczą, i ma zastosowanie do wszystkich czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonych przez Portowa Oś Logistyczna w związku z działalnością w sektorze transportu i logistyki.